En muchas y diversas ocasiones se hace necesario garantizar o darle el carácter legal correspondiente a un amplio conjunto de documentos, así como a ciertos tipos de acciones, para de esta manera garantizar el correcto desarrollo de los procesos que implican. Para llevar esto a cabo se debe acudir a los estudios públicos notariales.
Estos son órganos o entidades que crea el Estado, es allí en sus oficinas donde se dispone de todo el conjunto de libros en los cuales se asientan los documentos en los que se constan los hechos jurídicos que competen a dicha oficina. Asimismo, los estudios públicos notariales no tienen personería jurídica, su representación es ejercida por el notario como una persona natural.
Representación de los estudios públicos notariales
Ahora bien, el notario es un funcionario público del Estado y es el encargado de brindar seguridad jurídica, es decir, es la persona encargada de prestar la ayuda y la asesoría necesaria para que los ciudadanos puedan contar con todos los documentos o contratos que requieran, siempre ajustados al marco de la ley. Los notarios públicos son quienes tienen la facultad de testificar la legalidad de un acto o un documento en particular.
En este sentido, estos estudios prestan un servicio público por parte del gobierno, el cual tiene que ver con la publicidad registral y otras actividades que les son conferidas por el poder de la ley. Asimismo, este servicio público delegado por el Estado implica el pago de ciertas tasas que se definen en derechos arancelarios.
De igual manera, los estudios públicos notariales pueden estar divididos en varias áreas según sean sus necesidades y en cada una de ellas opera un grupo de funcionarios, todos estos son aspectos que el notario dispone. En cuanto a jerarquías, no hay un puesto superior al notario, él ocupa la figura principal y su labor es supervisada por el Estado a través de personal o inspectores asignados para ello.
Documentos o actos que se tramitan en los estudios públicos notariales
En cuanto a los documentos o actos específicos a los que estos estudios otorga el aspecto legal, se encuentran contratos, poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias, capitulaciones matrimoniales, autorizaciones de administración separada de comunidad conyugal, actas de juntas de condominios, sociedades y juntas directivas, negocios jurídicos, autorizaciones de administración de bienes de menores e incapaces y otorgamiento de garantía civil o mercantil.
También otorgamiento de testamentos abiertos, autenticación de firmas autógrafas, electrónicas y huellas digitales, justificaciones para perpetua memoria, aperturas de libros de asambleas de propietarios, otorgamiento de hipotecas mobiliarias y prendas sin desplazamiento de posesión, presentación y entrega de testamentos cerrados, constancias de actos de inspección extrajudicial, entre otros.
Cabe destacar, los estudios públicos notariales operan con los recursos que reciben de los derechos arancelarios producto del trámite de cada documento. En cuanto a los requisitos para ser notario público, es preciso tener la formación académica y titulación de abogado, así como haber ejercido la profesión durante un tiempo prudencial, tener una conducta intachable y pasar ciertas pruebas que se establecen para la elección de este cargo.